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Guía para actualizar el régimen fiscal utilizando una hoja de cálculo

Guía en video

Guía: Cómo actualizar el Régimen Fiscal de los clientes usando una hoja de cálculo #CFDI4.0

Introducción

Con la llegada de la versión 4.0 de los Comprobantes Fiscales por Internet (CFDI), uno de los requisitos es el de validar el régimen fiscal del receptor de la factura. Desafortunadamente no existe un servicio que nos ayude a validar el régimen fiscal, por lo que debemos solicitar esta información a los contribuyentes, quienes pueden encontrar su régimen en la Constancia de Situación Fiscal. Esto implica que ahora en el catálogo de clientes, es necesario establecer el tipo de persona y el régimen fiscal con el que están registrados ante la autoridad.

Para facilitar esta captura, podemos utilizar la alternativa de actualizar sus datos a través de una hoja de cálculo; esto se logra fácilmente al realizar las siguientes acciones:

  1. Exportar la lista de clientes a una hoja de cálculo
  2. Actualizar los datos del cliente en la hoja de cálculo
  3. Importar la hoja de cálculo como “Datos generales del cliente”

1.- Exportar la lista de clientes a una hoja de cálculo

Antes de exportar la lista de clientes es necesario considerar que:
– Los clientes deben tener al menos una clave

Opción a) Utilizando un formato para exportar clientes

En “Administración del Sistema”, al seleccionar una empresa, podemos encontrar en el menú “Herramientas” la opción para crear “Formatos para importar/exportar”

En esta herramienta, crearemos un archivo para exportar “Clientes”, que incluya como mínimo los campos “Clave”, “Nombre” y “RFC_CURP”. Una vez que tengamos el formato, podemos ir a cualquier sistema que maneje clientes y en el visor de clientes, en el menú “Archivo” seleccionamos la opción para “Exportar clientes a un archivo.”

A continuación, está disponible el archivo del formato para exportar los clientes:

Y utilizando esta opción, exportamos la lista de los clientes que consideremos necesarios, a una hoja de cálculo, que nos servirá para las siguientes etapas.

Opción b) Exportar desde el visor de clientes

Para esta opción, lo primero es seleccionar la opción “Personalizar la vista” al dar clic con el botón derecho sobre el título del visor:

Donde se incluya como mínimo, los campos “Clave”, “Nombre” y “RFC”. Y una vez que se muestren los campos y clientes deseados, dar clic en el botón “Exportar a” para convertir en archivo de Excel:

Estas dos formas para exportar clientes, se pueden realizar en cualquier versión de Microsip.


2.- Actualizar los datos del cliente en la hoja de cálculo

De manera sencilla, a la hoja de cálculo que ya tenemos, solo hace falta agregar el tipo de persona (“F” para una persona física y “M” para una persona moral) y la clave del régimen fiscal. Pero no sería práctico el estar estableciendo estos valores a cada uno de los clientes.

Facilitando esta tarea, ponemos disponible para descarga la siguiente hoja de cálculo en la cual lo único que requiere es:

1) Copiar y pegar la lista de clientes en la segunda pestaña llamada “Clientes”
2) Seleccionar el régimen fiscal a los clientes que lo requieran
3) Rellenar los valores de forma automática en la primer pestaña llamada “Importar”

Una vez realizados estos pasos, estaríamos listos para importar la lista de clientes en la versión 2022 de Microsip.

A continuación, explicamos de forma detallada cómo funciona esta hoja de cálculo.

La hoja de cálculo cuenta con tres pestañas:

La tercer pestaña contiene el catálogo oficial del SAT
Esta pestaña de nombre “c_RegimenFiscal” es el catálogo oficial proporcionado por el SAT y funciona solo como referencia para obtener el nombre y la clave correspondiente.
En esta pestaña no se realiza algún trabajo.
En la segunda pestaña se selecciona el régimen fiscal del cliente
En la pestaña de nombre “Clientes”, es donde se realiza el trabajo. Aquí pegamos la lista de clientes exportados y solo para los que lo requieran, se selecciona su régimen fiscal. A través de una fórmula, se coloca el régimen más común, por lo que a la mayoría de los clientes no será necesario cambiarle nada, facilitando la captura de información.
La primer pestaña contiene la información que se va a importar
Aquí se encuentra la información que se va a importar en Microsip 2022 para actualizar automáticamente el tipo de persona y el régimen fiscal de todos los clientes, ya que toma los datos de la segunda pestaña “Clientes” para generar los valores. Solo se requiere “rellenar hacia abajo” los valores de las celdas.

1) Copiar y pegar la lista de clientes exportados

En el archivo de clientes que exportamos, debemos copiar la información. Hay que recordar que en las hojas de cálculo podemos utilizar “Ctrl + Flechas” para movernos por bloques y si agregamos la tecla “Shift”, podemos seleccionar rápidamente todos los datos.

Así que seleccionando la primer columna y segunda fila, podemos utilizar la combinación “Shift + Ctrl + Derecha” para seleccionar todas las columnas, “Shift + Ctrl + Abajo” para seleccionar todas las filas y finalmente “Ctrl + C” para copiar el contenido. En este ejemplo hemos seleccionado a partir de la fila 2 para no copiar los encabezados.

A continuación, en la hoja de cálculo “CapturaRegimenFiscalMsp_v1” en la segunda pestaña llamada “Clientes”, colocamos el curso en la primer columna y segunda fila (para mantener los encabezados) y presionamos “Ctrl + V” para pegar el contenido.

Al realizar esta acción, podemos ver que las columnas D para el “Régimen Fiscal”, la columna E para el “Tipo de persona” y la columna F para la “Clave” del régimen, se llenan de manera automática. Si es necesario colocar esta información en más filas, solo es necesario “Rellenar hacia abajo” las fórmulas de estas columnas.

2) Seleccionar el régimen fiscal que le corresponde al cliente

En la segunda pestaña de nombre “Clientes”, donde ya hemos colocado la información de nuestros clientes, podemos ver que de forma automática y dependiendo del RFC que tenga cada uno, se coloca el valor para el régimen fiscal, el tipo de persona y su correspondiente clave.

Estos valores se proponen como sugeridos, ya que son los más comunes para la mayoría de los contribuyentes, pero es necesario establecer el que le corresponda a los clientes que se considere necesario cambiar.

Al cambiar el régimen fiscal, que puede seleccionarse de entre los valores que existen en el catálogo, de forma automática se establecerá la clave correspondiente.

3) Rellenar los valores en la primer pestaña

Una vez que se han actualizado los datos de los clientes que lo requieran, el siguiente paso es rellenar hacia abajo las fórmulas de las columnas en la primer pestaña de nombre “Hoja para Importar”. Para esto, lo primero que debemos saber es hasta qué fila llegan los clientes en la segunda pestaña “Clientes”, supongamos que tenemos 4,000 clientes, por lo que la última fila sería la 4,001.

Ahora en la pestaña “Hoja para importar”, si seleccionamos la celda de la columna E y la última fila, podemos presionar “Shift + Ctrl + Izquierda” para llegar hasta la primer columna, luego presionamos “Shift + Ctrl + Arriba” para llegar a la primer fila y finalmente presionamos “Ctrl + D” para rellenar hacia abajo los valores.

Una vez hecho esto, guardamos el archivo y estamos listos para importar como datos generales de los clientes.


3.- Importar la hoja de cálculo como “Datos generales del cliente”

Los datos a importar, deberán estar ubicados en la primer pestaña de la hoja de cálculo.

En “Administración del Sistema”, al seleccionar una empresa, podemos encontrar en el menú “Herramientas” la opción para crear “Formatos para importar/exportar”

En esta herramienta, crearemos un archivo para importar “Datos generales de los clientes”, que incluya como mínimo los campos “Clave”, “Nombre”, “RFC_CURP”, “Tipo de persona” y “Clave del régimen fiscal”.

A continuación, está disponible el archivo del formato para Importar los datos generales de los clientes:

Una vez que tengamos el formato, podemos ir a cualquier sistema que maneje clientes y en el visor de clientes, en el menú “Archivo” seleccionamos la opción para “Importar” – “Datos generales de un archivo.”

Aquí seleccionaremos la hoja de cálculo con la información capturada de tipo de persona y régimen fiscal de los clientes y el formato para importar datos generales:

La información de los clientes incluidos en el archivo, se actualizará con el tipo de persona y el régimen establecido en el archivo:

Es importante mencionar que esta operación realiza varias validaciones importantes en la información de los clientes:
– El RFC debe de tener el formato correcto
– El tipo de persona debe corresponder con el RFC del cliente
– El régimen fiscal debe corresponder con el tipo de persona

Si alguna de estas validaciones falla, el error se mostrará en el texto de la bitácora de importación y se deberá corregir para volver a intentar la importación.

Si todos los datos están correctos, con esto tendremos a todos nuestros clientes correctamente actualizados con su tipo de persona y régimen fiscal correspondiente.

Estamos seguros que esta guía facilitará en gran medida, la actualización del tipo de persona y el régimen fiscal de los clientes.

Actualizado el 19 mayo, 2022

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